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Las claves de la Facturación Electrónica

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Todos conocemos las facturas tradicionales en papel, pero ¿cómo funciona la factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y el proceso consiste en la transmisión de las facturas o documentos entre emisor y receptor por medio de ficheros informáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos. Recoge información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago.

 

¿Cómo se realiza la factura electrónica?

Hay principalmente dos fases:

  1. Se crea la factura, al igual que se hace con la factura en papel, y se almacena en un fichero de datos.
  2. Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital de propiedad del emisor de la factura.

La factura electrónica tiene la misma validez legal y efectos tributarios que la factura en papel y deben de garantizar:

  • La legibilidad de la factura, que pueda ser legible siempre que se requiera.
  • La autenticidad del origen de la factura, la identidad del proveedor de los bienes o servicios facturados y la identidad del emisor de la factura, en caso en que sean personas distintas.
  • La integridad del contenido de la factura: el contenido de la factura no debe haber sido modificado o alterado respecto a la emisión original.

Desde enero de 2015 la facturación electrónica es obligatoria para todos los proveedores de las Administraciones públicas. El crecimineto en la utilización de nuevas tecnologías está contribuyendo a extender su uso cada vez más entre empresas y profesionales que están en búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, esto genera que cada vez sea más frecuente el uso de facturas mediante un soporte electrónico. 

 

¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas electrónicas?

Para poder expedir una factura electrónica hay que determinar si el tipo de facturas tiene formato estructurado o no. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el segundo no.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado son aquellas en las que los datos que necesita contener una factura completa están identificados dentro del archivo, de forma que los programas que los leen pueden identificarlos, validar la factura y, a su vez, puedan ser automatizadas por los sistemas de contabilidad y pagos del emisor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (Facturae), EDIFACT, etc.

Este tipo de factura es más eficaz, puesto que, al automatizar los procesos, simplifica la gestión y acorta los plazos.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado usan imágenes que no son fáciles de reconocer por cualquier tipo de programa que escanea datos. Ejemplos: facturas de papel escaneadas, ficheros PDF.

 

Ventajas de la factura electrónica

Los beneficios específicos derivados de la factura electrónica son los que se detallan a continuación:  

  • Ahorro de costes y reducción de tiempos de gestión.
  • Obtención de información en tiempo real.
  • Administración y contabilidad automatizadas.
  • Evita posibles errores humanos.
  • Mejora la comunicación con el cliente.
  • Mejora la imagen de la empresa.
  • Agilidad en la gestión de cobros y reduce la morosidad con las Administraciones públicas.
  • Mejora de la eficiencia y agilidad en la toma de decisiones.

 

¿Quién se puede acoger a la facturación electrónica?

Podrán acogerse a los sistemas de facturación telemática o electrónica los empresarios o profesionales que deseen recibir o emitir facturas electrónicas que utilicen los sistemas de intercambio electrónico adaptados para esta función.

 

¿Quién puede proporcionarte un sistema de facturación electrónica?

La implementación del sistema de facturación electrónica en la empresa debe estar integrado totalmente con tu aplicación actual de facturación. Con tal propósito, como especialistas del sector, te proponemos a3ERP , un software que ya implementa esta funcionalidad en su versión plus.

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Quienes Somos

Link Soluciones, distribuidor Premium y partner de referencia de Wolters Kluwer en España, es una empresa especializada en el desarrollo, distribución y mantenimiento de soluciones informáticas para la actividad profesional de Despachos Profesionales, Pymes y Departamentos de RRHH en los ámbitos laboral, fiscal, contable, recursos humanos y seguridad.

Link Soluciones, es líder en la provisión de software y formación en estos ámbitos a nivel nacional. Con una extensa cartera de clientes, da soporte a los usuarios de las aplicaciones en todo el territorio nacional desde sus sedes en Madrid, Gran Canaria y Tenerife gracias a un equipo de profesionales y expertos en auditoría, consultoría e implantación de software que componen la compañía.