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Automatización de procesos, el futuro de las pymes

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En plena era digital, la automatización de procesos es una de las prácticas más comunes en las empresas que han implantado un proceso de transformación digital integrando las nuevas tecnologías en todas las áreas de la empresa, para cambiar su forma de funcionar. Su popularidad radica en lo muy efectiva que puede llegar a ser en cuanto a ahorro y optimización de recursos. Sin duda, la automatización de procesos impulsa la productividad y el crecimiento de la empresa.

 Pero… ¿Qué es automatizar procesos?

El concepto de automatización de procesos se puede explicar como la utilización de un conjunto de herramientas tecnológicas que busca hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa. El objetivo es diseñar, ejecutar, documentar, monitorear y medir los procesos de un negocio, identificando y evitando los errores que hacen que pierda eficiencia. Las soluciones informáticas que responden a estas necesidades se usan en múltiples sectores, también con el objetivo de tomar decisiones empresariales más acertadas, ya que son recursos que permiten controlar, corregir y hacer visible el estado de los flujos de trabajo y tareas, generando reportes de todo el proceso.

Las empresas que implementan la automatización de procesos se colocan en una posición de ventaja frente a sus competidores, tanto en operatividad como en confiabilidad.

Vemos cuáles son algunas de estas ventajas:

  1. Mayor productividad: Permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Se tiene la información organizada y en el momento que se necesita.
  2. Eliminación de errores: Como las tareas se automatizan y se programan para determinados patrones, desaparecen los despistes o fallos provenientes de las personas dando más eficiencia y fiabilidad a los resultados.
  3. Optimización de recursos: Aprovechar los recursos humanos para que puedan realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Esto, a su vez, permite incrementar el volumen de trabajo realizado o reducir la cantidad de personal requerido para una tarea específica y aprovecharlo para otras actividades como la innovación.
  4. Reducción de costos operativos al incrementar la velocidad y confiabilidad de implementación de las tareas de soporte y desarrollo.
  5. Los sistemas trabajan sin horario e interrupciones y su tráfico de datos ayuda a disponer de mejores análisis, que benefician la comprensión e interpretación de la realidad con respecto a la oferta y demanda de productos y servicios.
  6. El control sobre los procesos que maneja la automatización es mayor y los fallos que detecta el sistema se dan a conocer instantáneamente.
  7. Se puede implementar tanto en forma física como en varios entornos en la nube, incrementando las posibilidades de gestión y control de los procesos.

¿Cuáles son los pasos para la automatización de procesos?

Una vez identificados los grandes beneficios, veamos a continuación los pasos o etapas para llevarlo a cabo:

Etapa 1. Definir la información clave y las actividades del negocio: primero hay que identificar y definir toda la información necesaria e importante del proceso a automatizar.
Etapa 2. Modelar el proceso: Teniendo el diagrama del proceso e información de entrada y salida para las actividades del paso uno, lo siguiente es modelarlo en una herramienta para automatizar el proceso.
Etapa 3. Ejecutar el proceso: La ejecución comienza con la capacitación a usuarios en el uso de la plataforma y llevar a cabo una prueba o simulación de la ejecución real del proceso.
Etapa 4. Monitorizar y medir: La monitorización consiste en identificar cómo se comportan los indicadores clave de desempeño del proceso (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio o cualquier otra métrica de desempeño.
Etapa 5. Revisar el proceso e identificar áreas de oportunidad: Con base en las métricas, así como en los problemas identificados terminaremos el ciclo con los ajustes u optimizaciones al proceso.

La automatización de procesos es el mecanismo a través del cual se benefician hoy en día las empresas para agilizar sus actividades, eliminar errores y reducir costes. No es necesario ser una empresa muy grande para poder automatizar procesos. De hecho, los principales procesos que se benefician más de la automatización son los administrativos, los cuales implican intercambio de información y resultados cortos. Cualquier proceso es susceptible a automatizarse, sin embargo, podemos empezar por aquellos donde veamos carga de trabajo o descontrol por la cantidad de veces que se ejecutan.

La automatización de procesos es una de las grandes ventajas que te ofrece a3ERP, una solución de gestión integrada para pyme y grandes empresas de Wolters Kluwer. Si te interesa conocer más sobre esta aplicación y saber cómo podría cambiar y organizar las diferentes áreas de tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestra página web.

Yanetsy Hernandez Llanes

Key Account – ERP Segment