La factura electrónica: características, ventajas y previsiones para el futuro

lunes, 5 septiembre 2022 | gestión empresarial
Facturación electrónica

La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguran la autenticidad e integridad.

La impresión de facturas no suele ser lo más adecuado para ahorrar costes en la compañía, ya que hay un gasto de papel e impresión y de trámites burocráticos que podemos reducir con la factura electrónica, lo que nos permitirá disponer de mayor tiempo para la planificación de nuestro negocio, además de aportarle un valor añadido a nuestros clientes a quienes podemos hacer el envío inmediato de esa factura, garantizando que siempre puedan acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar.

ÍNDICE 

  • Ventajas de la factura electrónica

Sin duda, contar con la facturación electrónica nos proporciona muchísimas ventajas que hemos recopilado en un breve listado

Evitar errores Una de las ventajas que vamos a tener con la factura electrónica frente a una factura manual, hecha desde un Excel o plantilla predeterminada, es que la realizaremos desde un software con el que evitaremos errores en importes e incluso podremos firmarlas digitalmente, lo que impide que se pueda modificar y garantiza su validez a efectos legales.

Ahorrar dinero Como he comentado anteriormente la compañía obtiene un ahorro en costes tanto en papel, tinta de impresora y gastos derivados del mantenimiento del mismo, además que en trámites burocráticos.

Simplificar las tareas de gestión Es mucho más sencillo que podamos localizar una factura que tenemos guardada digitalmente, a alguna que tenemos archivada en papel junto con el resto de facturas y que se puede extraviar.

Obtener información de forma rápida Con la factura electrónica tenemos la información siempre a nuestra disposición para poder hacer comprobaciones y nos ayuda a poder hacer comparativas de gastos frente a otros años o facturas anteriores.

Ayudar al medio ambiente Otro dato importante a destacar es que cada año se imprimen millones de facturas en España, por lo que no es solo un ahorro de tiempo y costes, sino una ayuda al medioambiente.

  • Como crear tus facturas electrónicas en a3ERP
  1. Elige el cliente al que quieras facturar donde ya tendrás toda la información del mismo para que la factura se cree automáticamente, donde incluso podrás configurar su correo electrónico para el envío automatizado de documentos.
  2. Introduce los datos a facturar y el formato de impresión escogerá los datos que quieres enviar a tus clientes, configurados previamente por ti.
  3. Ten predeterminadas tus condiciones de facturación, ley de protección de datos….
  4. Firma la facturación con firma digital y garantiza su validez a efectos legales.
  5. Utiliza la plataforma de Customer Portal Web para que tus clientes puedan acceder, no solo a su factura, sino a su historial de facturas para cualquier consulta que pueda necesitar.
  • La digitalización como proceso gradual pero constante

Actualmente nos encontramos con muchos comercios a los que solemos ir a comprar habitualmente, donde siempre nos han entregado nuestro ticket de compra, sin embargo, ya hace algún tiempo que nos preguntan si queremos que nos envíen el ticket a nuestro correo electrónico. El 80% de los clientes acceden a esta modalidad ya que así pueden tener su “ticket” siempre a mano para cualquier gestión que quieran realizar en el futuro (cambio, devolución o reclamación de la compra realizada)

Esto es simplemente una muestra del valor tan importante que tiene la factura electrónica en la prestación de servicios e imagen a nuestros clientes.

Este es un punto a tener en cuenta ya que no podemos dejar obsoleto nuestro negocio porque las empresas que se van digitalizando son aquellas que más van abarcando el mercado y ofreciendo mejor servicio a sus clientes.

  • La factura electrónica ha llegado para quedarse

¡Es así! La factura electrónica ha llegado para quedarse e incluso será obligatorio realizar este tipo de facturación para el envío a Hacienda en los próximos años.

Actualmente en España existe la obligatoriedad de trabajar con un software de gestión que genere facturas y Tickets para su envío (Ticket BAI), concretamente en el País Vasco, la llamada antesala a la facturación electrónica estatal.

Ticket BAI Es un proyecto liderado por las tres Haciendas Forales y el Gobierno Vasco que tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal. Este consiste en la implantación de una serie de obligaciones legales y técnicas que, básicamente, obligan a utilizar un software de facturación a todas las personas físicas y jurídicas que desempeñen una actividad económica en la Comunidad Autónoma Vasca. TicketBAI permitirá a las Haciendas Forales hacer un seguimiento de todas las facturas que se emitan en la región, sobre todo las de aquellas actividades que normalmente se cobran en efectivo. La información que se obtenga de este seguimiento se usará para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Además, para todos aquellos que trabajemos habitualmente con diferentes Administraciones Públicas e incluso con Grandes Almacenes estaremos acostumbrados a que dichos clientes solo reciben nuestras facturas a través de diferentes plataformas de factura electrónica, por lo que debemos ir implementando dicha facturación para que no perdamos oportunidades de negocio. 

Después de hacer este recorrido por las ventajas, las características y las previsiones de la factura electrónica, podemos concluir que esta nos aporta mucho valor añadido, no solo económicamente y en optimización de nuestro tiempo, sino que también es esencial para  tener nuestra información más a mano,  evolucionar en un mundo que va cada vez más rápido hacia entornos tecnológicos complejos, y nos permite dar un mayor impulso a nuestro negocio, abriendo un abanico de oportunidades con diferentes clientes en todo el mundo.

Por lo que no esperes más a implantar la factura electrónica dentro de tu compañía, si quieres que tu empresa siga creciendo y pueda llegar al mayor número de clientes posibles.

Si necesitas asesoramiento sobre este tema, puedes ponerte en contacto con nosotros.

Beatriz Bolaños

Key Account – ERP Segment

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