El conjunto de funcionalidades para agilizar el área de
ventas de tu negocio
Con Link Suite | a3ERP ventas podrás vincular automáticamente documentos a facturas y albaranes, así como tendrás un mayor control de los artículos equivalentes y de los precios de compra.
Control de precio de venta
Se trata de una funcionalidad que se encarga de controlar el precio de compra en los documentos del circuito de venta, con el objetivo de controlar el importe de venta de los artículos y contrastarlo con el último precio de compra que un artículo tiene en su ficha. Mediante una contraseña, el administrador o el usuario responsable, podrá limitar la venta de los artículos cuyo precio de venta sea inferior al coste.
Se trata de una DLL que se activa al guardar el documento, en este caso albarán o factura de venta. La DLL controla dos aspectos de la línea del documento: por un lado, debe impedir vender por debajo del precio de coste o tarifa que el artículo tenga indicado en su ficha. Por otro lado, esta restricción, a la hora de guardar el documento, podrá ser aceptada por el usuario, si conoce la contraseña de validación.
Relaciones de equivalencia de artículos
Esta funcionalidad permite al usuario parametrizar en la ficha del artículo qué productos son equivalentes al mismo. Esta relación es bidireccional, por lo que automáticamente cuando establecemos que un artículo es equivalente a otro, esto quedará registrado en ambas fichas. En el formulario, además de ver los artículos que son equivalentes, podremos ver su stock, por lo que ante una rotura de stock en uno de ellos, tendremos la opción rápida de facilitar al cliente otro que sea equivalente.
Para poder acceder a la funcionalidad de artículos equivalentes tendremos que irnos a la ficha de un artículo en a3ERP, e iniciar el programa externo. Desde ahí nos aparecerá un formulario, donde iremos agregando artículos equivalentes al de la ficha que hemos abierto. En el formulario de artículos equivalentes podemos visualizar el stock que los artículos equivalentes tienen en el almacén.
Seguimiento de reparaciones
Hacerles seguimiento a las reparaciones puede resultar complicado si no se cuenta con un programa de gestión bien estructurado; con este modulo podrás registrar las reparaciones de tus clientes, generar órdenes y presupuestos, imputar consumos de materiales, mano de obra y maquinaria y emitir facturas. También dispondrás de la opción de vincular documentos externos para el mejor seguimiento de la reparación.
Esta funcionalidad nos permite llevar a cabo un control de entradas de artículos para reparación, seguimiento y documentación adjunta. El acceso a Gestión de Reparaciones se realiza desde el menú lateral de a3ERP.
En la parte inferior del menú lateral de a3ERP tendremos el icono correspondiente a la aplicación, desde donde podremos acceder y dar de alta a nuevos registros para poder establecer un seguimiento.
Control de albaranes de abonos
Para facilitar el control de almacenes de abono o depósito de productos defectuosos, la funcionalidad de control de albaranes de abono permite parametrizar los almacenes a los que queramos llevar los artículos que cumplan estas condiciones. Mediante una parametrización previa en los almacenes, se redirigirá el stock de los albaranes a dichos almacenes; de esta forma tendremos un control más exhaustivo de los importes de abono o de productos defectuosos.
Para el correcto funcionamiento de la aplicación, es necesario parametrizar los almacenes de a3ERP. Debemos indicar en la ficha del almacén si es o no un almacén de abono, así como la serie de abono y la serie positiva.
La DLL que incluye esta funcionalidad, trabaja de la siguiente manera:
Cuando guardamos un albarán de venta, si el total del albarán es negativo, automáticamente se asignará, a las líneas del albarán, el almacén de abono que tenga indicada la serie que se ha cumplimentado en la cabecera de este. Aparte de cambiarse el almacén de las líneas del albarán, también se cambiará la serie del albarán a la serie de abono que tenga asignada el almacén en su ficha.
Hay que tener en cuenta que, si no se indica ninguna serie en la cabecera del albarán, la DLL no sabrá a qué almacén de abono debe redireccionar el stock automáticamente, por lo que no se disparará la DLL.
Actualizador de tarifas
Tener actualizados los precios de venta de los productos es básico para la correcta gestión de la empresa. Con el actualizador de tarifas podrás realizar dependencias y relaciones entre tus tarifas de venta o entre tarifas de venta y de compra, con lo que, al verse alterado el valor de una tarifa, automáticamente cambiarán los valores de las tarifas asociadas. El precio de venta se mantendrá actualizado de manera directa cada vez que se hagan cambios en sus dependencias.
Para acceder al módulo lo haremos desde su icono, en el menú lateral de a3ERP. Desde ahí podremos acceder a las tarifas para configurarles un origen de cálculo y un margen de beneficio. También hemos de acceder a la ficha del artículo e indicarle las tarifas con la que trabajaremos, de forma que cuando se realice un documento de compra, el módulo creará un aviso preguntando si deseamos actualizar los precios de las tarifas dependientes. Desde el menú lateral, podremos actualizar masivamente las tarifas, así como actualizar los orígenes de cálculo de las mismas, si se han modificado.
Al actualizar de forma masiva una tarifa, el precio nuevo se puede indicar de varias maneras: puede hacerse manualmente indicando el precio en el campo Precio Nuevo, o bien indicando una tarifa y un margen de beneficio. Si el precio nuevo que nos proporciona el módulo es menor que el actual, se marcará la línea de color rojo en señal de aviso.
Alquiler de soporte publicitario
La funcionalidad de alquiler de soporte publicitario ha sido desarrollada con el objetivo de poder controlar qué soportes están en periodo de alquiler o incluidos en un contrato, con el fin de que, si se incluyen en un nuevo albarán, la funcionalidad sea capaz de avisar al usuario de que un determinado soporte ya está alquilado. Este control lo gestionaremos mediante las fechas de inicio y fin indicadas, su periodicidad y el precio indicado.
Además, cuenta con un sistema de control y facturación de los contratos, desde el cual el usuario podrá filtrar, crear propuestas de facturación y lanzar la facturación de un contrato.
A través del menú lateral de a3ERP accederemos al desarrollo. En particular, desde Facturación de Contratos se facturan los albaranes generados (los contratos). Al acceder al formulario de facturación nos aparecen la pestaña de contratos, donde se encuentran todos los contratos con la periodicidad, precio y demás, y la pestaña de propuesta, donde se encontrará la propuesta de facturación a realizar al marcar los checks de los contratos y pulsar Aplicar.
En esta propuesta de facturación se mostrará cómo se generará la factura o facturas que vamos a crear. Si estamos de acuerdo con la propuesta de facturación, con el botón “Facturar”, realizaremos la facturación de dichos contratos, generándose, directamente en a3ERP, las facturas e informando al usuario de ello.
A través del botón “Exportar” el usuario tendrá posibilidad de exportar a Excel tanto el grid de contratos como el de propuesta.
Gestión de precios especiales
El tratamiento de los precios de venta a nuestros clientes es algo fundamental para la buena gestión de la empresa. Una de las opciones que permite a3ERP es la gestión de precios especiales para cada cliente, ya que podemos tener condiciones específicas por cada uno de ellos. Con esta funcionalidad, podrás actualizar automáticamente el alta y la modificación de estos precios desde el guardado de los documentos de venta. Para ello comprobará si, para los artículos indicados en el documento, existe o no un precio especial en el cliente que estamos tratando en la venta.
La DLL funciona cuando el usuario guarda un documento de venta. En este momento, la DLL comprobará si para los artículos indicados en las líneas, existe algún precio especial para el cliente que estamos tratando en la cabecera del documento. Pueden pasar dos cosas:
- Si el artículo no dispone de un precio especial para el cliente tratado, la DLL generará en la tabla de precios especiales, un precio especial para ese artículo contra ese cliente, con el valor del precio de venta indicado en la línea del documento.
- Si el artículo sí dispone de un precio especial para el cliente indicado, el precio especial se actualizará en función del precio de venta indicado en la línea del documento.
No es necesario que a3ERP esté configurado con la opción de “Actualizar precio de venta desde las líneas” ya que la propia DLL se encarga de actualizar el precio especial.
Relación documentos Compra-Venta
Permite realizar relaciones entre documentos de compra y de venta, permitiendo además la generación automática de los artículos contra los documentos relacionados. Con ello, podremos generar informes que nos permitan el control más exhaustivo sobre el beneficio real que obtenemos en la venta.
Desde los documentos de compra dispondremos de un programa externo desde el cual podremos realizar la vinculación entre ese documento de compra y un documento de venta. A través de él, buscaremos el pedido de venta con el que queremos relacionar el de compra. Tendremos filtros de búsqueda por fechas, por nº documento, referencia o cliente.
Una vez lo hemos buscado, podemos marcarlo y darle a la opción de Vincular. En ese momento, en el pedido de venta aparecerán los artículos existentes en el de compra, y a nivel de líneas tendremos el campo de pedido de compra con el nº de documento de origen, y también el precio de compra de este. En el pedido de venta tendremos también el estado del mismo, si está “Validado” o no. En caso de que exista al menos una línea que no está relacionada y que por tanto no tenga procedencia, el estado será “Inicial”. Por su parte, en la cabecera de los documentos de compra tendremos el campo externo de “Pedido de venta relacionado”, donde aparece el pedido de venta de destino.
Origen precio de venta
a3ERP dispone de una gran variedad de opciones para gestionar los precios de venta para nuestros clientes. Es por ello, que esta funcionalidad tiene como objetivo indicar al usuario la procedencia del precio de venta indicado en una línea de documento, con la finalidad de que pueda identificar de donde proviene el mismo, diferenciando si se trata de una Tarifa, Precio Especial, Precio de Venta o no tiene procedencia, sino que ha sido puesto de manera manual. Una vez identificado, nos será más sencillo poder verificar si el precio de venta informado al cliente es el correcto.
Cuando el usuario guarda un documento de venta, automáticamente la DLL identificará cuál es el origen del precio indicado a nivel de línea, para mostrar en dicha columna la procedencia del mismo. Los orígenes pueden ser “Tarifa”, si proviene de una tarifa, “Precio Especial” si el precio de la línea proviene de un precio especial, “Precio de venta” si proviene del precio de venta de la ficha del artículo o “Sin identificar” si se mete el precio de forma manual o a través de un proceso diferente a los anteriormente mencionados.
Otras de las funcionalidades
Gestión de Descuentos
Control de Almacenes para venta
Venta de Artículos por Cliente
Gracias a esta funcionalidad, el usuario puede parametrizar qué familias de artículos pueden venderse a qué familias de clientes. Esto impide que determinados artículos por su naturaleza, puedan ser vendidos a clientes de sectores a los que no pertenecen.
Gestión de Plantillas de Descuentos
Permite gestionar plantillas de descuento que posteriormente son asignadas a los clientes de a3ERP, con la finalidad de que, al generar pedidos de venta, se asignen en las líneas del documento los descuentos previamente configurados:
- Posibilidad de parametrizar las plantillas con dos descuentos, más un tercero asignado de manera individual a los artículos dentro de una plantilla
- Posibilidad de asignar descuentos en la ficha del cliente, indicándose que, para todos los productos de un mismo proveedor, siempre se realizará un descuento específico en los pedidos de venta
- Da la posibilidad de trabajar hasta con cuatro tipos de descuento en cascada, que se heredan directamente a los campos de descuento que a3ERP ofrece en las líneas de pedido de venta
Cuarto nivel analítico
Ofrece al usuario la posibilidad de poder indicar a nivel de líneas de facturas de compra y de venta, así como en los elementos de inmovilizado un valor equivalente a un cuarto nivel analítico.
- Parametrización de grupos o centros de coste que se utilizarán en el cuarto nivel
- Posibilidad de indicar el cuarto nivel en las fichas de inmovilizado
- Control en guardado de documentos de la integridad de la correcta generación del asiento contable
Actualizar Precio Tarifa
Permite actualizar el importe de las líneas de un documento de venta en función al precio que esos productos tengan en la tarifa de la cabecera, por lo que si se cambia la tarifa de cabecera, podemos hacer el recálculo:
- Recálculo de todos los importes de las líneas en función a la tarifa
- Disponible en todos los documentos de venta
Gestión de Incoterms
Permite dar de alta los distintos Incoterms con los que se quiere trabajar y asociarlos contra tarifas de compra o de venta. Posteriormente en los documentos de compra y de venta, se informa el campo automáticamente:
- abla de mantenimiento de los Incoterms
- Relación de Incoterms contra tarifas de compra o venta
- Campo de Incoterms en todos los documentos de compra y de venta
- El campo Incoterms se cumplimenta automáticamente en función de la tarifa del documento
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