Todo lo que debes tener en cuenta para el cierre contable y fiscal

Se acerca la hora de ir preparando el cierre del ejercicio, y en este artículo vamos a repasar los aspectos más relevantes de esta operativa contable y fiscal, además de comentar cómo podemos evitar errores durante el cierre.

Como es habitual, al final de cada año, las empresas se preparan para cerrar el ejercicio contable y fiscal, que en España consta de doce meses, para determinar las pérdidas y ganancias de la empresa. En este sentido, debemos tener en cuenta que el cierre contable se realiza entre el 1 de enero y el 31 de marzo, en referencia al ejercicio económico que debamos cerrar.  

Realizar un cierre de forma descuidada, nos lleva a cometer errores tan comunes como que aquellos que afectan al balance y que se traspasarán, por ende, al siguiente ejercicio; no llevar un control de las cuentas de gastos e ingresos supone que el resultado del ejercicio no sea el correcto y esto afecta directamente al impuesto sobre sociedades y, por tanto, a las cuentas anuales.

Pero también podemos perder dinero y la confianza de los clientes y proveedores, dando una mala imagen, si la empresa comete errores en las cuentas de aquellos, y no lleva el control de los cobros y pagos.  

Es muy importante revisar de manera exhaustiva la contabilidad, antes de proceder al cierre, y algunas de estas revisiones son:

1.Dejar a cero el saldo de la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.

2.Comprobar que tenemos todas las facturas de los proveedores y acreedores contabilizadas.

3.Conciliar:

   3.1 Las cuentas contables bancarias.

   3.2 La cifra de gastos de personal

   3.3 Las bases de IVA/IGIC declaradas en los respectivos modelos.

4. Revisar el balance de sumas y saldos.
5. Arqueo de caja.
6. Revisión de:

   6.1 Existencias.

   6.2 Inmovilizados.

   6.3 Amortizaciones.

7. Revisiones específicas de cada empresa según sector.
8. Comprobar que los saldos contables de los pasivos financieros coinciden con los cuadros de amortización actualizados de las entidades financieras.
9. Verificar que cumplimos con el principio de devengo.

A continuación, vamos a hacer un breve repaso por el ciclo de cierre contable y fiscal, puesto que debemos tener en cuenta una serie de aspectos fundamentales para la determinación de las pérdidas y ganancias de la compañía:

• Asientos de regularización

La empresa debe determinar el resultado de su ejercicio y para ello, anula todas sus cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7), traspasando el beneficio o pérdida a una sola cuenta.

En este sentido, la empresa también debe regularizar las cuentas de patrimonio (grupos 8 y 9) y cerrar el resto de las cuentas, con el fin de que su saldo quede a cero.

• Variación de existencias

En aras de corregir el resultado del ejercicio en lo que al consumo de mercaderías se refiere, debemos regularizar las existencias, teniendo en cuenta que estas no se corresponden con las compras, sino con el consumo.

Nos podemos encontrar con el supuesto de que, teniendo en cuenta las compras de mercaderías, estas superan a las realmente consumidas, o que, por el contrario, hayamos consumido más existencias que las que realmente hemos comprado.

En ambos supuestos, debemos operar con los subgrupos 61 y 71 del Plan General de Cuentas, en relación a los subgrupos 30, 31 y 32 (mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos).

• Ajustes por periodificación

Aplicando la periodificación de ingresos y gastos, estaremos determinando de manera exacta y real la cuenta de resultados para imputar al ejercicio los ingresos y gastos que le corresponde. Hablamos aquí de los subgrupos 48 y 56.

• Amortización y depreciación de activos

Otras operaciones que se deben contabilizar, cuando finaliza el ejercicio económico, son las amortizaciones y la depreciación de los activos, ya que estos asientos se realizan para mostrar el desgaste de los activos, así como registrar el gasto. En este paso intervienen los subgrupos 68 y 28 del Plan de Cuentas.

• Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales

Una vez que hemos obtenido el resultado contable, ya podemos calcular Impuesto de Sociedades y, por tanto, generar y presentar las cuentas anuales. El IS se devenga el último día del año del período impositivo.

Debemos tener en cuenta que la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, es una de las principales obligaciones contables que tiene una empresa, por lo que debemos conocer y aplicar, las novedades fiscales que puedan afectar a la información que contienen los documentos que constituyen las cuentas anuales.

Recordemos que disponemos de un plazo máximo de cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, para realizar la legalización de los libros contables, otra de las obligaciones mercantiles vinculadas al proceso de cierro contable y fiscal.

• Resúmenes Anuales

El siguiente paso que debemos tener en cuenta al cierre del ejercicio, es el cierre fiscal, puesto que debemos presentar, en su caso, una serie de resúmenes anuales en la Agencia Tributaria:

1. Modelo 390. Resumen anual de IVA.
2. Modelo 425. Resumen anual de IGIC.
3. Modelo 190. Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.
4. Modelo 180. Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de bienes urbanos.
5. Modelo 193. Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta sobre determinados rendimientos de capital mobiliario del IRPF y sobre determinadas rentas del Impuesto de Sociedades y del Impuesto de la Renta de no residentes.
6. Modelo 347. Resumen anual de operaciones realizadas con terceros.
7. Modelo 415. Resumen anual de operaciones realizadas con terceros ( Canarias).
8. Modelo 349. Declaración informativa de operaciones intracomunitarias.

El cierre del ejercicio contable es un proceso importante en la planificación futura de una empresa, por lo que debemos contar con las mejores herramientas de trabajo evitar caer en errores contables.

Debemos resaltar la importancia de contar con un buen aliado tecnológico, para evitar cometer errores en el cierre contable. Los programas de facturación y contabilidad nos permiten operar con mayor agilidad y seguridad puesto que optimizan los procesos que intervienen en el cierre y la contabilidad anual.