Automatización de procesos e inteligencia artificial: el futuro más cercano

martes, 14 diciembre 2021 | gestión empresarial
En plena era digital, la automatización de procesos y la inteligencia artificial son dos conceptos claves y se están convirtiendo en prácticas muy comunes en las empresas que han implantado un proceso de transformación digital, integrando las nuevas tecnologías en todas las áreas de la compañía, para cambiar su forma de funcionar.

Su popularidad radica en lo muy efectivas que pueden llegar a ser en cuanto a ahorro y optimización de recursos. Sin duda, la automatización de procesos y la inteligencia artificial impulsan la productividad y el crecimiento de la empresa.

ÍNDICE 

  1. Automatización de procesos, ¿Qué es?
  2. Las ventajas de automatizar procesos
  3. Automatizar procesos en 5 pasos
  4. ¿Qué es la inteligencia artificial?
  5. Algunas tecnologías de inteligencia artificial
  6. Barreras a la entrada en la implementación de tecnologías de IA 
  7. ¿Qué tipo de empresas se pueden beneficiar de la automatización de procesos y de la AI?
1.Automatización de procesos, ¿Qué es?

El concepto de automatización de procesos se puede explicar como la utilización de un conjunto de herramientas tecnológicas que busca hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa. El objetivo es diseñar, ejecutar, documentar, monitorear y medir los procesos de un negocio, identificando y evitando los errores que hacen que pierda eficiencia. Las soluciones informáticas que responden a estas necesidades se usan en múltiples sectores, también con el objetivo de tomar decisiones empresariales más acertadas, ya que son recursos que permiten controlar, corregir y hacer visible el estado de los flujos de trabajo y tareas, generando reportes de todo el proceso.

Las empresas que implementan la automatización de procesos se colocan en una posición de ventaja frente a sus competidores, tanto en operatividad como en confiabilidad.

2.Las ventajas de automatizar procesos
  • Mayor productividad: Permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Se tiene la información organizada y en el momento que se necesita.
  • Eliminación de errores: Como las tareas se automatizan y se programan para determinados patrones, desaparecen los despistes o fallos provenientes de las personas, dando más eficiencia y fiabilidad a los resultados.
  • Optimización de recursos: Aprovechar los recursos humanos para que puedan realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Esto, a su vez, permite incrementar el volumen de trabajo realizado o reducir la cantidad de personal requerido para una tarea específica y aprovecharlo para otras actividades como la innovación.
  • Reducción de costos operativos al incrementar la velocidad y confiabilidad de implementación de las tareas de soporte y desarrollo.
  • Los sistemas trabajan sin horario e interrupciones y su tráfico de datos ayuda a disponer de mejores análisis, que benefician la comprensión e interpretación de la realidad con respecto a la oferta y demanda de productos y servicios.
  • El control sobre los procesos que maneja la automatización es mayor y los fallos que detecta el sistema se dan a conocer instantáneamente.
  • Se puede implementar tanto en forma física como en varios entornos en la nube, incrementando las posibilidades de gestión y control de los procesos.
3.Automatizar procesos en 5 pasos

 

Una vez identificados los grandes beneficios, veamos a continuación los pasos o etapas para llevar a cabo la automatización de procesos:

1. Definir la información clave y las actividades del negocio: primero hay que identificar y definir toda la información necesaria e importante del proceso a automatizar.

2. Modelar el proceso: Teniendo el diagrama del proceso e información de entrada y salida para las actividades del paso uno, lo siguiente es modelarlo en una herramienta para automatizar el proceso.

3. Ejecutar el proceso: La ejecución comienza con la capacitación a usuarios en el uso de la plataforma y llevar a cabo una prueba o simulación de la ejecución real del proceso.

4. Monitorizar y medir: La monitorización consiste en identificar cómo se comportan los indicadores clave de desempeño del proceso (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio o cualquier otra métrica de desempeño.

5. Revisar el proceso e identificar áreas de oportunidad: Con base en las métricas, así como en los problemas identificados terminaremos el ciclo con los ajustes u optimizaciones al proceso.

4.¿Qué es la inteligencia artificial?

Muchas veces se suele pensar que automatizar un proceso es usar inteligencia artificial, pero esta afirmación no es totalmente cierta. De hecho, se puede considerar inteligencia artificial (IA) aquella tecnología que permite imitar los procesos de inteligencia humana mediante la creación y la aplicación de algoritmos creados en un entorno dinámico de computación. O bien, dicho de otra forma, la IA consiste en intentar que las maquinas piensen y actúen como los humanos en determinados contextos específicos.

Para conseguir este resultado, se necesitan tres componentes fundamentales:

5.Algunas tecnologías de inteligencia artificial

Cada vez son más las herramientas de inteligencia artificial que están disponibles para las pymes, con la ventaja de que la inversión económica sea solo por el uso que realmente se hace. A continuación, te presentamos algunas de estas tecnologías:

  • Chatbots para atender clientes:

Un chatbot es un sistema capaz de responder a las preguntas de los usuarios de forma automatizada, gracias a una tecnología de aprendizaje continuo. Su uso está extendido con frecuencia en páginas de reservas y ventas, así como en las de soporte de atención al cliente. Gracias a esta tecnología podrás prestar un servicio de atención al cliente 24×7 y las consultas que no pueden ser atendidas a través del chatbot, podrán derivarse a un operador que contestará en horario de oficina.

A pesar de que muchas veces se suele pensar que la inteligencia artificial dinamita algunos puestos de trabajo, la realidad es otra cosa: la IA permite que el empleado pueda ir evolucionando en su carrera, aprendiendo tareas más complejas y desbloqueando nuevos puestos, que surgen gracias al avance tan rápido de la tecnología.

  • Asistentes virtuales

El más famoso es sin duda Google Assistant, pero también el gigante de Amazon implantó una tecnología similar, Alexa, así como Apple tiene Siri. Su principal función es asistir en la búsqueda de información, pero en realidad ya son varias las compañías que han desarrollados asistentes virtuales que se adaptan y personalizan según las necesidades y los procedimientos internos de las empresas. ¿Qué permite todo esto? Que una empresa pueda contar con un robot que filtra y clasifica la información, redireccionando consultas y aprovechando de las tecnologías más futuristas, como la de reconocimientos del habla o de rostro para detectar y recopilar mucha más información de la que podemos imaginar. Los asistentes personalizados pueden integrarse con las plataformas de las empresas, escuchar comandos específicos y generar respuestas sin necesitar la intervención de un empleado y así agilizar tareas.

  • Comunicación data driven

Hoy en día ya se está explotando mucho el tema de las campañas de marketing personalizadas y con impacto en tiempo real, otro alcance de la IA.

Optimizar la comunicación con nuestro público puede ser no solo una forma para focalizarnos más en los gustos y necesidades de nuestros clientes, sino también la manera de adquirir nuevos clientes sin masificar la comunicación y evitando gastos innecesarios.

  • Control de equipos

Tener la posibilidad de analizar de un vistazo la productividad y el engagement de los empleados, poder crear un plan de actuación para la retención de talento y la formación interna, organizar de la forma más eficiente posible turnos de trabajo, vacaciones y planes de desarrollo de carrera, todo esto de forma automática y teniendo en cuenta variables de comportamiento y muchos más datos,  es  una oportunidad muy poderosa para que los mismos responsables de RRHH puedan liberarse de tareas repetitivas y operativas que no aportan valor diferencial a la empresa.

6.Las mayores barreras a la hora de implementar la IA en una empresa

Las barreras que impiden el uso de una tecnología de AI suelen ser varias, pero las principales son tres: 

  • Reticencia al cambio: A menudo pasa que hay empleados más reticentes al cambio y a adaptarse a nuevas tecnologías, eso hace que estos empleados pueden retrasar el proceso de adaptación a un nuevo entorno de trabajo: en este caso es importante apoyar al equipo con procesos de formación y con soporte constante en la fase de cambio, dejando que experimenten las ventajas de la nueva forma de trabajar y mostrándoles los alcances posibles con estas herramientas.
  • Mentalizarse en el poder de la inversión: cuando hay que asomarse a un cambio de entorno de trabajo las inversiones para empezar pueden resultar altas, si no se conocen las ventajas que realmente aporta una solución de inteligencia artificial, si no se reconoce el valor añadido que brinda en el día a día. Realmente teniendo en cuenta estos datos se notará que los tiempos de amortización pueden llegar a ser menor de lo planteado porque al generar más eficiencia permite un crecimiento más rápido del negocio y la posibilidad de gestionar de forma más productiva las diferentes tareas.
  • Elegir el nivel adecuado: la IA tiene varios niveles y no hay porque empezar por el más complejo y caro. De hecho, si la empresa es pequeña y consideras que no está preparada para un entorno totalmente automatizado, también puedes llevar a cabo un proyecto dividido por fases donde al principio la maquina se ocupa de automatizar solo tareas sencillas y repetitivas, recuperando los costes de inversión y generando nuevas entradas para nuevas inversiones que sigan mejorando la operatividad de la empresa.
7.¿Qué tipo de empresas se pueden beneficiar de la automatización de procesos y de la inteligencia artifical?

A pesar de que en el mundo de las pequeñas y medianas empresas el concepto de inteligencia artificial y de automatización de procesos parezca algo inaccesible y difícil de implementar, hoy en día estas tecnologías están cada vez más al alcance de todos: empresas, personas, organizaciones, etc… y cada vez más toman un papel de relieve en el entorno empresarial.

Una pequeña empresa, gracias a la inteligencia artificial puede acceder a conocimientos y habilidades reservadas a las grandes empresas y competir con ellas en cuanto a rapidez en la ejecución de tareas, recopilación de datos y análisis de estos para una mejor toma de decisiones.

También por lo que concierne la automatización de procesos, no es necesario ser una empresa muy grande. De hecho, los principales procesos que se benefician más de la automatización son los administrativos, los cuales implican intercambio de información y resultados cortos. Cualquier proceso es susceptible a automatizarse, sin embargo, podemos empezar por aquellos donde veamos carga de trabajo o descontrol por la cantidad de veces que se ejecutan.

Para finalizar, estas tecnologías están sólo despegando y ya tienen un papel importante e impulsor en el día a día de las empresas, las previsiones para el futuro nos hacen pensar que cada vez más soluciones de IA y de automatización de procesos se implementarán con más frecuencia y llegarán a ser parte corriente y normal de los entornos de trabajo, simplificando nuestras tareas y generando la posibilidad de nuevos puestos de trabajo y una eficiencia mayor en cada campo de nuestra vida.

En Link Soluciones te brindamos un acompañamiento total hacia estas nuevas tecnologías, a través de un plan de cambio personalizado con el objetivo de impulsar una gestión más eficiente de tu negocio.

Por ejemplo, la automatización de procesos es una de las grandes ventajas que te ofrece a3ERP, una solución de gestión integrada para pymes y grandes empresas. Si te interesa conocer más sobre esta aplicación y saber cómo podría cambiar y organizar las diferentes áreas de tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestra página web.

Dayana Piccoli

Digital Marketing Specialist

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