Buenas prácticas en el despacho: un enfoque organizado y priorizado
martes, 2 enero 2024 | Blog laboral rrhh
La gestión eficiente de los asuntos laborales es esencial para el éxito de cualquier empresa. Y en el caso de una asesoría laboral será importante que además de resolver problemas, también sepa como anticiparse a ellos. Por eso, la capacidad de mantenerse organizado y priorizado es fundamental.
En este artículo, exploraremos cómo la adopción de un enfoque organizado y priorizado, basado en fechas y relevancia, puede transformar la manera en la que se gestionan los asuntos laborales en una asesoría. Desde la gestión de contratos y nóminas hasta la resolución de disputas y el cumplimiento normativo, demostraremos cómo estas prácticas pueden ser el cimiento sobre el cual se construye el éxito duradero en este exigente campo profesional.
Actualización legal continua
La legislación laboral está en constante cambio. La primera prioridad de cualquier asesoría laboral es mantenerse al día con las últimas leyes y regulaciones. Esto incluye cambios en los contratos laborales, salarios mínimos y regulaciones de seguridad en el trabajo.
Trámites y comprobaciones rutinarias
A continuación, desglosaré los diferentes trámites y comprobaciones que se deben implantar en la rutina diaria de un despacho laboral.
- Registro de Empleados: Asegurarse de tener un registro preciso de todos los empleados y presentar su documentación en los organismos oficiales, cumpliendo los plazos de comunicación. Así mismo, los justificantes derivados de los trámites deben estar a disposición de los trabajadores, esto significa que los trabajadores tengan acceso directo en todo momento a los documentos como contratos, altas en la TGSS, modelos 145, nóminas, etc.
- Registro de variaciones en el mes: Llevar un registro sobre las variaciones laborales de los trabajadores. Esto significa la mecanización de dichas variables, ya sean económicas o laborales, en nuestra aplicación de nóminas. A su vez deberemos comunicárselas a los organismos pertinentes, como, por ejemplo, comunicaremos cambios de parcialidad a la TGSS.
- Cálculo de nóminas: Una vez mecanizada cualquier variación o modificación en la situación de los trabajadores, se procedería al cálculo de las nóminas. Este proceso deber ser revisado al detalle para evitar futuras diferencias o discrepancias en los seguros sociales.
- Regularizar IRPF: Siempre es recomendable la regularización mensual, o máximo trimestral, del IRPF de los empleados, y así evitar posibles sanciones o reclamaciones cuando llegue la campaña de la Renta.
- Remesa bancaria: Una vez comprobadas las nóminas, se procederá al ingreso de estas.
- Control de Asistencia: Implementar un sistema efectivo para controlar la asistencia y las horas trabajadas por los empleados y que los mismos tengan acceso a sus fichajes de forma directa.
- Gestión de Vacaciones: Coordinar las vacaciones y los días libres de los empleados para evitar solapamientos o cobros de conceptos excluidos de estos periodos.
Trámites y comprobaciones mensuales, trimestrales y anuales
Mensuales:
- Seguridad Social: Garantizar que todos los empleados estén correctamente inscritos en el sistema de seguridad social y que las contribuciones se realicen puntualmente. Esto significa, que, una vez remesadas las nóminas, se procederá al envío de los seguros sociales. Siempre es recomendable realizar este proceso con tiempo, ya que es posible que existan discrepancias o diferencias que requieran de nuestro tiempo para ser solventados. Una vez estén los seguros sociales correctos, debemos proceder a su confirmación, por lo que las empresas deben confirmar los seguros sociales antes del último día laborable del mes siguiente al que corresponde la cotización. Por ejemplo, para las cotizaciones de enero, la confirmación debe realizarse antes del último día laborable de febrero.
- Seguros Privados: Revisar y actualizar regularmente los seguros privados, como los seguros de salud y de vida para empleados.
Trimestrales:
- Presentación de Modelos: Cumplir con los plazos para presentar modelos fiscales y laborales requeridos por las autoridades. Esto incluye modelos de retenciones de impuestos.
- Modelo 111 (Retenciones e Ingresos a cuenta del IRPF por Rendimientos del Trabajo y de Actividades Económicas): Este modelo puede presentarse de forma mensual o trimestral. En el caso de que la empresa tenga la obligación de presentación trimestral, una vez cuadrado y comprobado el modelo, debe presentarse e ingresarse a la Agencia Tributaria antes del día 20 del mes siguiente al final de cada trimestre natural. Por ejemplo, para el primer trimestre (enero-marzo), la fecha límite es el 20 de abril.
Anuales:
- Modelo 190 (Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF): Este modelo es de carácter anual por lo que debe presentarse e ingresarse a la Agencia Tributaria antes del 31 de enero del año siguiente al que corresponde la declaración. Este modelo resume todas las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF realizados durante el año anterior. Por lo que es recomendable, antes de su presentación, comprobar que la suma de los modelos 111 presentados durante el año, coincide con el modelo 190.
- Formación de Empleados: Informar a nuestros clientes de la inversión en programas de formación continua para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados. Así mismo, estas formaciones son bonificables en los seguros sociales por lo que es recomendable llevar el control del saldo de bonificaciones anuales de los que disponen las empresas.
Auditorías internas
- Auditoría Laboral: Realizar auditorías internas periódicas para identificar posibles problemas y áreas de mejora en los procesos laborales. La finalidad es que cualquier proceso se realice de la forma más rentable y correcta posible, ya que, en un despacho laboral, el tiempo es oro.
- Cumplimiento: Asegurarse de que la empresa cumple con todas las leyes laborales y fiscales. Siguiendo este enfoque organizado y priorizado, una asesoría laboral puede no solo cumplir con las obligaciones legales, sino también contribuir significativamente al crecimiento y estabilidad de la empresa y al bienestar de sus empleados. La atención constante a estos aspectos asegurará un ambiente laboral armonioso y productivo para todos los involucrados.
Sara León Quintana
Customer Support Specialist - Pay&HCM
