Cierre de año laboral y todo lo que debemos tener en cuenta.
Último mes, Últimos cálculos…
En los departamentos laborales no suele existir un proceso de cierre de ejercicio como el que se ejecuta desde departamentos fiscales o contables; sin embargo, hay ciertos puntos que se consideran claves para tener en cuenta antes de finalizar el año laboral.
Dichos pasos no suponen mucha diferencia con las operativas de cálculos y revisiones ejecutadas de manera rutinaria en las funciones laborales; aunque si debemos llevarlos a cabo con especial atención por tratarse del último mes del año.
Además de la revisión y comprobación de los procedimientos y cálculos, existen diferentes aspectos o puntos importantes que deberás tener en cuenta al momento de cerrar tu año laboral. Resumidos en seis sencillos pasos, encontrarás los siguientes:
1. Conceptos e Incidencias Variables
En primer lugar, deberás informar todas aquellas incidencias consideradas variables que puedan influir tanto en el cálculo de la paga mensual como de la paga extra.
Con variables nos referimos a todas aquellas casuísticas que signifiquen cambios en las pagas del mes de diciembre. Algunos ejemplos serían las incapacidades temporales, horas extras, plus de nómina, entre otros.
2. Regularizar
Seguidamente calcularás la previsión de ingresos del mes, tal y como se calcula de manera rutinaria. En caso de ser necesario, recuerda que podrás comparar con la AEAT los porcentajes de retención propuestos por tu aplicación, y que son necesarios que apliquemos para cumplir con la cuota anual de retenciones.
De esta manera se tendrán en cuenta todas aquellas cantidades percibidas por los trabajadores y que se han registrado como “satisfechas”. La paga del mes de diciembre será la única retribución pendiente de cobro por ser el último mes del año.
3. Calcular la Paga Extra
El tercer paso importante será calcular la paga siguiendo el procedimiento normal; deberás también verificar los cálculos y así asegurarnos de que el procedimiento ha sido satisfactorio.
Es importante que, en caso de que ya haya sido calculada la paga extra y por algún motivo esta sufra modificaciones que afecten directamente a su resultado, tengamos en cuenta que hay que recalcularla para ajustarnos a la realidad del trabajador.
Estas situaciones pueden ocurrir en caso de que haya que modificar un concepto variable, o que se informe de una baja por accidente o enfermedad, que no estaba registrada al momento de realizar el cálculo de la extra.
4. Calcular la paga mensual
Como siguiente paso, deberás proceder con el cálculo de la paga mensual, siguiendo la operativa habitual. De ser posible, comprobar los cálculos realizados y de esta manera evitar que pueda sufrir modificaciones más adelante.
Recuerda que necesitamos darle garantía a nuestra solución de nóminas, de que todas las pagas del periodo o año en curso están “ya satisfechas”.
5. Listado Cuadre de Cuotas
Considerado uno de los pasos más importantes, podrás generar el listado de cuadre de cuotas, teniendo en cuenta que para que este funcione correctamente, todas las pagas del año deben estar calculadas. Este proceso te facilitará la revisión y comprobación de las retenciones aplicadas a los trabajadores durante el ejercicio.
Este listado es útil en los casos en que no se hayan hecho las regularizaciones establecidas, y su función es proponernos un porcentaje de retención, que posteriormente podremos informar al trabajador y recalcular la nómina. De esta manera, estaremos cumpliendo con la cuota final de retenciones del trabajador y con AEAT.
6. Revisiones Finales
Finalmente, recordemos que la revisión es la clave en cada proceso. Tomarnos el tiempo de hacer revisiones y comprobaciones puede llevar a disminuir e incluso evitar un margen de error tangible en el cierre del año laboral.
Siendo la retroalimentación un método de control de sistemas, aplicarlo será la manera de distinguir que podemos mejorar el siguiente año, según resultados obtenidos en las diferentes actividades llevadas a cabo.
Control y optimización de procesos y comportamientos suelen ser claves para determinar la influencia, tanto positiva como negativa, de cada experiencia y nos permitirá mejorar en cada proceso.
A tener en cuenta…
Una vez que hemos repasado estos seis puntos o claves importantes, será posible que el cierre de tu año laboral se dé de manera exitosa como lo has planificado. En este acaso, estaremos preparados para establecer un cronograma de cierre, sin dejar ningún paso de lado, cumpliendo con la empresa, los trabajadores y los organismos implicados.
Puede ser de gran ayuda que se establezcan calendarios de fechas aproximadas en las que se podrán ir ejecutando uno a uno los pasos importantes que acabamos de revisar.
Recuerda que, si prestas atención a tus tareas diarias durante todo el año, es más probable que también el cierre de año laboral se convierta en algo sencillo y rápido de llevar a cabo.