Fiscontia Consultoría Empresarial automatiza la gestión de sus gastos con Klikticket
Fiscontia Consultoría Empresarial, una asesoría fiscal contable ubicada en Las Palmas de Gran Canaria, ha digitalizado la gestión de sus tickets y notas de gastos gracias a Klikticket.
Los retos en la contabilización de gastos:
La actividad diaria de Benito Naranjo, gerente del despacho, le exige constantes desplazamientos y gestiones fuera de la oficina, generando un importante volumen de tickets, facturas y documentos de gasto que se deben organizar, almacenar y contabilizar posteriormente. Una tarea que, durante años, supuso un reto organizativo para la asesoría. «Intentaba ser diligente, pero los viajes y el volumen de tickets dificultaban la organización», explica Benito.
Dificultades habituales en la gestión de tickets y facturas:
La contabilización de tickets presenta varios desafíos habituales para asesorías y empresas. A pesar de su esfuerzo por mantener el orden, la realidad de los viajes y la acumulación de tickets acababa derivando en pérdidas, falta de control documental y dificultad en la entrega de la información al equipo contable para su registro.
Retos técnicos y normativos:
Estos problemas se suman a la necesidad de:
- Optimizar el proceso mediante la automatización.
- Aplicar correctamente la normativa fiscal.
- Extraer datos de forma rápida y precisa (OCR).
- Integrar los gastos directamente en los sistemas contables como a3ASESOR | eco.
- Distinguir correctamente entre tickets, facturas simplificadas y facturas completas.
- Garantizar la trazabilidad de los gastos y su adecuada justificación ante la Agencia Tributaria.
Cómo afrontar los retos en la contabilización:
Ante esta situación, Fiscontia apostó por digitalizar el proceso de gestión de gastos con la herramienta Klikticket, integrada con a3ASESOR | eco, con el asesoramiento y soporte de Link Soluciones.
El funcionamiento de esta solución es ágil: mediante la aplicación móvil de Klikticket se realiza una fotografía del ticket, que es digitalizado automáticamente con tecnología OCR, generando el fichero necesario para su integración directa en el software contable de Wolters Kluwer. De esta forma, el equipo contable accede rápidamente a la información ya preparada para su registro.
Ventajas de tener un sistema de gestión de tickets para empresas:
La automatización ha supuesto una optimización global del proceso de gestión de gastos dentro de la asesoría. Benito destaca especialmente los siguientes beneficios:
- Ahorro de tiempo y reducción de errores: “Cuando se produce la automatización, como es el caso de los procesos contables, el ticket lo tienes al momento, haces una buena foto y te hace el OCR del ticket”.
- Mayor control documental de los gastos deducibles: La empresa dispone de un registro digitalizado de los pagos realizados con los medios de la empresa.
- Facilidad de uso: “La usabilidad es práctica y sencilla; una vez configurado, en el día a día es muy cómodo”.
Incluso para asesorías con un volumen de gastos moderado, Benito considera que la inversión ha valido la pena: “Pese a no tener una gran intensidad de operaciones, me ha valido la pena. Cuando termina el mes y veo que la contable automatiza el asiento, estoy muy contento”.
La experiencia con Link Soluciones:
Benito Naranjo destaca también el papel de Link Soluciones como partner tecnológico en todo el proceso de implantación, integración y soporte.
Gracias a esta colaboración, Fiscontia ha logrado dar un paso más en su proceso de digitalización, optimizando tareas administrativas y facilitando el trabajo diario tanto para el gerente como para su equipo contable.
