Cómo te puede ayudar un Software de Contabilidad
Es probable que, si te gusta tenerlo todo controlado y bien organizado y si conoces lo difícil que es mantener la contabilidad al día, te hayas planteado la opción de contar con un software de contabilidad, para agilizar la gestión contable de tu empresa, o aquella de tus clientes si eres un asesor.
En el caso de que fuese así, hoy te vamos a contar cómo te puede ayudar una solución contable y los beneficios que puede aportar a la gestión de tu negocio.
Un software de contabilidad, no sólo puede ayudarte a tener una visión de tu cuenta de resultados, sino que también puede convertirse en pieza clave para el desarrollo financiero de tu negocio, o de aquellos a los que asesoras.
La contabilidad va más allá de la introducción de apuntes contables, del punteo de extractos, o de la conciliación bancaria. Digamos que esto es sólo la punta del iceberg. La tecnología y la inteligencia artificial han hecho de los softwares contables, auténticas máquinas de análisis financieros, capaces de aportar datos que hace 20-30 años era impensable analizar a través de un “pérdidas y ganancias” o “balance de situación”. Y es que hoy en día tenemos que exigirle a cualquier software contable, que tenga la capacidad de montar informes financieros, de incorporar ratios y analizarlos con la información contable, de incluso darnos un control presupuestario que marque el plan de ruta y estrategias de cualquier compañía, independientemente de su tamaño, porque todo negocio necesita tener objetivos y trazar un plan para alcanzarlos, y muchas veces no somos conscientes de toda la información que puede arrojar un software potente de contabilidad, usándolo erróneamente sólo para la introducción de apuntes y la explotación de datos, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Software de contabilidad como un arma financiera
La contabilidad debe ser un arma financiera que te ayude a través del software a detectar los puntos débiles y fuertes de tu negocio, a tener visión a corto, medio y largo plazo, fundamentada en 5 grandes bloques:
- Control presupuestario
- Control de tesorería
- Contabilidad analítica
- Análisis financiero
- Control del data entry
El control presupuestario es la base que marca toda estrategia a llevar a cabo, ya que una empresa presupuestaria es capaz de contrastar en función del resultado de un ejercicio, las metas y objetivos a alcanzar en próximos períodos. Muchas veces nos complicamos con eternas hojas de Excel para hacer seguimiento sobre los resultados de un período, y nos olvidamos que ese mismo resultado nos lo puede dar la propia contabilidad, a través de la generación de ingresos/gastos.
El control de tesorería es otro pilar que nos dará esa visión a corto, medio y largo plazo, capaz de aportarnos datos como el período medio de pago a proveedores, el control y cálculo del cash flow, o el vencimiento de cobros y pagos entre otros. Una previsión y control a tiempo de la tesorería ayudan en la toma de buenas decisiones.
La contabilidad analítica, para aquellas organizaciones que lo requieran, te puede ayudar a controlar, a nivel de centros de trabajo, comercios, departamentos, provincias, etc., donde estamos siendo más o menos rentables, y donde debemos poner el foco en la toma de decisiones.
Otro punto que sobre todo nos ayudará con el reporting de datos, es ser capaces de analizar fácilmente la información contable, de convertir cifras financieras complejas en datos sencillos, y eso solo se consigue con un gestor de análisis financiero, capaz de montar KPI´s o informes comparativos de manera muy gráfica y visual, donde además te indique puntos de asesoramiento sobre la información analizada.
No nos podemos olvidar del “data entry”, o lo que todos conocemos como la entrada del dato, porque, aunque nos cueste recordarlo, la eficiencia y rentabilidad contable también existen, y aunque sea intangible, impacta de alguna manera sobre nuestra cuenta de resultados. Si toda tarea mecánica que no aporta valor la puede desempeñar el sistema por mí, ¿por qué no aprovechar? No tendría mucho sentido, ¿no?, y ahí lanzo otra pregunta, ¿Cuánto cuesta tu tiempo?
Está claro que el tiempo es oro, y que aportamos más valor analizando que mecanizando datos, por eso la Inteligencia Artificial ha venido para quedarse.
Si ya somos capaces de confiar en una máquina para hacer nuestras compras cotidianas o tener la última tecnología en nuestro smartphone, ¿Por qué nos cuesta tanto tener lo último en gestión contable? ¿o lo más potente? o, ¿por qué intentamos invertir lo menos posible en aquellas herramientas que pueden dar tanto al negocio, viéndolas como un gasto en nuestra cuenta de explotación en vez que como una inversión?
Reducir el data entry sin duda aumentará la rentabilidad, nos dará más tiempo para la creatividad, para el análisis, y para trazar un buen plan de ruta que nos dé éxito y continuidad en el mercado.
Sin duda un software de contabilidad es un pilar fundamental en la gestión o asesoramiento de cualquier empresa, que seguramente puede aportar mucho más de lo detallado en este artículo, con un gran peso en la toma de cualquier decisión o acuerdo empresarial, y con una gestión inteligente del data entry, porque el futuro ya es presente.