Software de facturación: ¿mejor en local o en la nube?
Trabajar en la nube o contar con un servidor local: cada una de estas opciones tiene sus ventajas y desventajas, vamos a ver cuales son y cuál termina siendo la mejor decisión según las características de tu negocio.
“Donde más seguridad tengo es en un puesto físico, protegido en contra de virus y con un programa de escritorio al que puedo acceder sin problema y controlo al 100%, como he hecho toda la vida”.
“El entorno cloud es el futuro, pero, por ahora, prefiero seguir trabajando como estoy, ya que nunca he tenido problemas”.
“Qué alegría al migrar todo al entorno cloud, ya que puedo ver lo que necesite en mi aplicación cuando y desde donde quiera”.
Comenzamos citando frases reales de usuarios que, por unas razones o por otras, expresan sus sentimientos y pensamientos cuando se les pregunta acerca del entorno cloud.
Con relación al tema que nos compete en esta ocasión, cabe destacar dos puntos de vista totalmente diferenciados sobre las aplicaciones de facturación/gestión: entorno físico VS entorno cloud.
A priori, ambos puntos parecen totalmente válidos, pero a lo largo de este artículo veremos qué implica el uno y el otro:
Entorno físico: para qué cambiar algo que ya funciona
Tener una aplicación de facturación en un entorno físico (un servidor con puestos cliente enlazados, por ejemplo), es lo más usual que podemos ver hoy en día en muchas empresas. Algunos de los aspectos que se pueden destacar de este entorno es la seguridad a la hora de trabajar, ya que tenemos la opción de trabajar en entornos online u offline sin problema, así como el control que tenemos sobre las aplicaciones, puesto que, al tenerlas en un entorno local, podemos manejarlas cuando lo necesitemos sin depender de un tercero. Otro punto a tener en cuenta es que, teniendo las aplicaciones en este entorno, dependerá de nosotros la agilidad, rapidez y eficiencia con la que trabajará la aplicación, evitando, por ejemplo, posibles sobrecargas en la red.
No obstante, cabe destacar otro aspecto, quizás lo más importante: todo lo comentado anteriormente se queda en nada si no realizamos un mantenimiento adecuado del software y del hardware, no sólo teniendo actualizada la aplicación de gestión, sino realizando las copias de seguridad pertinentes y también teniendo equipos de trabajo que cumplan con los requisitos de dicho software ya que, si carecemos de esto último, por mucho que queramos, llegará un momento en el que no nos sea posible trabajar con la aplicación, al tener unos puestos obsoletos.
Bajo mi punto de vista, ese es uno de los puntos críticos del entorno físico: llevar su correspondiente mantenimiento. Si conseguimos ser firmes en este punto y realizar un servicio de mantenimiento del hardware correcto, tendremos entorno físico para rato.
Entorno cloud: el reto de migrar hacia el futuro
Trabajar con un programa de facturación en la nube puede parecer un proceso nada sencillo, pero quizás a la larga sea más rentable. Dos de los principales puntos a tener en cuenta pueden ser la flexibilidad y la facilidad de acceso a nuestra aplicación: desde donde quieras, en el momento que quieras, las veinticuatro horas del día, los siete días a la semana. No es necesario desplazarse a una oficina, o llevarse un pc donde tengamos instalado la aplicación para poder trabajar, o simplemente ver un informe, basta con tener un dispositivo con conexión a internet para acceder a nuestra aplicación y gestionar lo que necesitemos.
Otro de los aspectos importantes es el ahorro en infraestructuras físicas o, al menos, en el mantenimiento constante de unos equipos para poder realizar las copias de seguridad pertinentes, con lo que no sólo consumimos en infraestructuras sino también en almacenamiento en cada equipo destinado a ello. Con un entorno en la nube no estamos diciendo que nuestros equipos físicos vayan a desaparecer, sino que los podremos utilizar con mayor agilidad, en el día a día, al no tener la “carga” de un software instalado.
Es importante tener en cuenta también que, si bien podríamos ahorrar en infraestructura física, con el fin de que el entorno cloud sea lo más seguro posible, hemos de obtener un proveedor de garantías con el que trabajar en un entorno cloud. Quizás sea lo más destacable ya que, teniendo un proveedor de servicios en la nube fiable, la seguridad estará garantizada.
De este último punto es importante también exponer que, al depender de un proveedor de servicios, podríamos tener ciertas limitaciones a la hora de poder acceder a nuestra información, vinculadas a la sobrecarga de la red, o a la hora de realizar cualquier tipo de acción en la que se necesiten permisos o aceptación por parte del proveedor del servicio.
Afortunadamente, con las aplicaciones de facturación hoy en día, podemos trabajar de cualquiera de las maneras de forma fiable, siempre teniendo muy controlado el tema de la seguridad para no perder la información de nuestra aplicación y poder trabajar de la manera más fiable posible.
Aquí no se trata de decir qué forma de trabajar es la óptima o cual no lo es, de lo que se trata es de conocer y valorar todas las posibilidades que existen para sacar el máximo rendimiento al negocio.
No obstante, hay algo que sí que es innegable y es que, desde hace algo más de un año, se ha experimentado un cambio relevante en la forma de trabajar: el teletrabajo ha llegado (probablemente) para quedarse y cada vez es más necesario la adquisición de formas de negocio que se adapten al medio y a cualquier circunstancia o contratiempo.
Bajo esta premisa, ¿estamos preparados actualmente para afrontarlo?
Fernando Medina
Specialist Manager - ERP Segment
