ERP_como elegirlo

Software ERP: que es, para que sirve y cómo elegirlo.

miércoles, 5 enero 2022 | gestión empresarial

ERP viene de “Enterprise Resource Planning”o “Planificación de Recursos Empresariales” y es mucho más que una simple sigla, es una herramienta cada vez más imprescindible en el mundo empresarial.

INDICE:

  1. ¿Qué es realmente un ERP?
  2. ¿Para qué sirve un ERP?
  3. ¿Cuáles son las principales funcionalidades de un ERP?
  4. ¿Cómo elegir un sistema ERP?
  5. Descarga la checklist para elegir bien tu ERP
  1. ¿QUE ES REALMENTE UN ERP?

Dicho de forma sencilla un ERP es un sistema informático de gestión de datos para una empresa, y su particularidad, o punto fuerte, es la gestión centralizada que brinda a las compañías, necesaria para tener una visión 360ª de lo que pasa en la empresa y poder así tomar decisiones más certeras y no basadas en suposiciones.

Para entender un poco más la potencialidad de un ERP, hay que tener en cuenta que puede ser tan variable en tamaño y funcionalidad como los sectores y las empresas que existen en el mundo.

2. ¿PARA QUÉ SIRVE UN ERP?

Si tuviéramos que resumirlo en pocas palabras y de forma genérica, sin duda podríamos decir que un ERP nos permite administrar empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos y garantizando en todo momento un control total sobre la compañía, sus flujos de trabajo y sus diferentes departamentos.

Por lo tanto, es evidente que un ERP se utiliza para agilizar el trabajo cotidiano. De hecho, una de las mayores ventajas es que permite una comunicación constante y en tiempo real entre los distintos departamentos de la empresa.

Esto supone un ahorro de tiempo considerable en comparación con el tratamiento tradicional de la información, y además permite detectar si hay fallos en los flujos de trabajo y corregirlos a tiempo, garantizando una eficiencia que sigue mejorando con el tiempo.

Esto hace a las empresas más competitivas y permite generar respuestas rápidas a los cambios del mercado, pudiendo gestionar una mole de datos mucho más amplia y organizada.

3. ¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DE UN ERP?

Cómo venimos comentando, un ERP permite a las empresas mejorar sus negocios aportando soporte y agilidad a los diferentes departamentos, y teniendo, como objetivo final, el aumento de la productividad y el beneficio que ello conlleva.  Por lo tanto, a continuación, vamos a resumir las principales características que tiene que tener un ERP:

  • AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD: a través de la automatización de procesos, la eliminación de tareas manuales, la centralización de la información y el análisis de los datos que proporciona un ERP es posible crear una integración real y funcional entre todas las áreas de la empresa, optimizando el trabajo de cada una de ellas.
  • SER UN SISTEMA PERSONALIZABLE Y FLEXIBLE: una prioridad para la empresa es ser un sistema en continuo crecimiento que aporta valor al mercado y genera beneficios. Por esta razón es normal e inevitable que su estructura interna vaya cambiando a medida que el crecimiento de la misma se alcance. Esto implica que un ERP no puede ser un sistema cerrado o estándar, sino necesita de cierta flexibilidad y grado de personalización para que pueda satisfacer las exigencias cambiantes del negocio y estar al paso con una estructura interna que va creciendo y modificándose.
  • GARANTIZAR UNA INTEGRACIÓN TOTAL: esta es su característica base, por consiguiente, un ERP tiene que ser capaz de integrarse en los distintos departamentos de la compañía y acoplarse con coherencia al desarrollo de la empresa.
  • BUSINESS INTELLIGENCE: El business intelligence es un sistema interno al ERP que permite análisis exhaustivos que garanticen una toma de decisiones y una planificación de los recursos de la empresa óptima según el entorno en el que opera.
  • CRM: Un Customer Relationship Manager es una solución integrada en el ERP que permite tener todos tus contactos bien organizados y planificar y controlar el flujo de venta desde la creación de ofertas en ventas, registros de clientes, procesamiento de pedidos, etc… Sin duda indispensable para el equipo de venta.
  • GESTIÓN DE PROCESOS DE RRHH: un ERP nos brinda la posibilidad de gestionar todas aquellas tareas propias de un departamento de RRHH, desde la parte más administrativa de contratación, nominas, etc., hasta la gestión del talento, el crecimiento profesional, etc.
  • GESTIÓN FINANCIERA Y DE CONTABILIDAD: en esta área su potencial es muy grande, visto que optimizando la eficiencia del departamento, dando soporte en el cálculo de costes, normas fiscales, contabilidad general (pérdidas y ganancias, libros, etc…), garantizando un ahorro de tiempo y recursos.
  • GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTR Y STOCKS: la parte logística de una empresa necesita un control y un seguimiento continuo, porque es un área muy volátil y cambiante dependiendo de las temporadas y de muchos factores externos, además que internos. Un ERP nos permite llevar un mayor control de las operaciones que se realizan: entrada de mercancía, salidas, stocks, pedidos, etc.

4. ¿CÓMO ELEGIR UN SISTEMA ERP?

Aquí te dejamos varios consejos para que la elección de tu ERP sea lo más acertada posible y cuente con un análisis previo y una valoración exhaustiva de los aspectos a tener en cuenta.

  • Visión global y visión individual de cada área: para contar con una herramienta que satisface todas las necesidades de tu empresa, es importante que el ERP se adapte tanto a una gestión global del negocio, así como a las necesidades individuales de cada área, por lo tanto, será necesario hacer un estudio de cuales son estas necesidades y priorizar los procesos más importantes para cada departamento.
  • Flexibilidad y escalabilidad: recuerda informarte sobre la capacidad de escalabilidad del ERP, para que no tengas que cambiar de aplicación si tu empresa crece rápidamente o sufre algún cambio.
  • Interfaz intuitiva: es importante contar con un design intuitivo, de forma que tanto tu como tus empleados podáis aprender de forma rápida y adaptaros a los nuevos procedimientos en poco tiempo.
  • Proveedor profesional con servicios de calidad: elegir bien tu proveedor de software es una necesidad que se repercutirá a la hora de la implementación de la aplicación y de los contactos que tendrás con el servicio de soporte. Por eso es importante que sea un proveedor que pueda asesorarte constantemente, no solo en la implementación del ERP, sino en cualquier tipo de exigencia que pueda surgir una vez lo hayas implementado.

Esta es solo una muestra de las cosas a tener en cuenta a la hora de elegir un software ERP. Para que esta tarea te sea más sencilla hemos elaborado una check list que te permitirá comparar y evaluar varias soluciones y sacar tus conclusiones.

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En la check list encontrarás una evaluación de a3ERP, una de las mejores soluciones presentes en el mercado hoy en día, para que puedas compararla con otras soluciones que sean de tu interés y elegir la opción que más se adapta a tus necesidades.

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Carlos Rivero

Key Account Manager - ERP Segment

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