Cómo y por qué conectar entornos con tu ERP. La importancia de las APIs.
Resulta difícil imaginar una compañía sin un programa de gestión de recursos empresariales. Es tal el volumen de información diaria, que necesitamos “aliados” que nos ayuden a cruzar todos los datos y simplificar todas las operaciones diarias. Gracias a un ERP, podemos manejar un contingente de datos inasumibles sin los softwares adecuados.
ÍNDICE
- Conexión entre ERP y otras plataformas
- Las APIs y sus funcionalidades
- Las ventajas de las APIs
- APIs y comercios electrónicos
- Otras opciones de conexión con un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) constituye una poderosa herramienta que atesora información esencial para el funcionamiento de la empresa y la pone a trabajar de manera automatizada y sin margen de error.
El objetivo de un ERP es integrar los diferentes departamentos de una empresa (compras, ventas, logísticas, contabilidad, financiera, recursos humanos, comercial, almacén, etc. …) en un solo entorno para de esta manera tener toda la información de la empresa en una sola base de datos.
Conexión entre ERP y otras plataformas
La mayoría de las empresas que implementan una solución de ERP necesitan, además, conectar este con algún otro software especializado del negocio como pueden ser: Ecommerce, aplicaciones de movilidad para los comerciales, gestión documental o software de almacén más específicos del sector de la compañía.
Aunque los ERP suelen tener módulos adicionales para gestionar diferentes necesidades que puedan tener las diversas compañías, muchas veces estos no son tan especializados como otros softwares más específicos de un sector. Por ello es imprescindible en muchos casos conectar con un software externo al ERP que tengamos.
Esta conexión elimina los quebraderos de cabeza al trasladar información entre 2 o más entornos y evita la pérdida de información, reduce los márgenes de error, sin olvidar el ahorro de tiempo que supone tener todos los procesos de la compañía lo más automatizados posible.
Las APIs y sus funcionalidades
Para proceder a esta conexión entre entornos, la opción más utilizada y transparente de cara al usuario final son las APIs (Interfaz de Programación o Application Programming Interfaces), que ofrecen muchas posibilidades y una tecnología robusta y moldeable a las necesidades del entorno con el que se quiera conectar el ERP.
La API puede tomar muchas formas, pero normalmente incluyen rutinas, estructuras de datos, clases de objetos, variables y/o llamadas remotas. En definitiva, las APIs son herramientas que definitivamente facilitarán la experiencia final del usuario del ERP, y a su vez, también del software con el que se realice el enlace.
Una API, es un intermediario entre el ERP y el software con el que se necesite conectar. Tanto el ERP como el software con el que se quiera trabajar, deben ser capaces de solicitar datos o de devolverlos mediante ficheros JSON; esto lleva consigo un desarrollo por una o las dos partes, dependiendo de cuál de los dos entornos que se conecten vayan a solicitar o devolver estos datos.
La API recibe la solicitud y devuelve datos, a la vez también controla qué datos se pueden solicitar y cómo se reciben.
Un archivo JSON es básicamente una variante más simple y liviana al XML (Lenguaje de marcado extenso, por sus siglas en inglés) que cuenta con funciones similares. Los desarrolladores lo usan para trabajar con determinados entornos de programación, ya que funcionan bien para lograr que un sitio web pueda actualizar información sin actualizar la página.
Las ventajas de las APIs
Todos son ventajas si conectamos nuestro ERP con otro software que utilicemos en la compañía:
- Independencia de tecnologías.
- Integración de las distintas bases de datos de una compañía en una misma plataforma.
- Fiabilidad, escalabilidad, flexibilidad.
- Experiencia del usuario final.
- Automatización de actividades repetitivas, con el consiguiente ahorro de tiempo.
- Información en ambos entornos a tiempo real.
- Informes y análisis confiables, disponibilidad de la información en una misma plataforma.
APIs y comercios electrónicos
Debido a la pandemia, uno de los entornos que cada vez es más imprescindible tener conectado con nuestro ERP es el comercio electrónico o Ecommerce.
Las APIs para Ecommerce son básicas hoy en día para que la plataforma web de la compañía exponga los productos o servicios con el cliente sin tener que estar realizando un doble trabajo en el software de gestión y, por otro lado, en este entorno web.
De esta manera, se pueden conectar en tiempo real, por ejemplo, los pedidos que realizan los clientes en la tienda online con el ERP, para gestionarlos de la manera más organizada y rápida posible. Además, de la misma forma, se pueden crear nuevos productos o servicios, cambiar precio, modificar datos en el software de gestión y verlo prácticamente en tiempo real reflejado en la web de la compañía.
Otro de los softwares especializados que se suelen conectar con un ERP son los específicos de control de almacenes. Muchas veces los ERP no son tan especializado en determinados negocios de distribución y se quedan cortos a la hora de controlar el stock de la empresa, para ello existen software especializados para los diferentes sectores.
De esta manera todo el control del stock se haría desde este software especializado, pero en ERP se reflejaría en todo momento el stock real y se podría tener también la parte financiera, es decir, la valoración de este stock.
En definitiva, conectar tu ERP con otros entornos (habitualmente mediante APIs) es fundamental para construir fácilmente una arquitectura tecnológica flexible y ágil que se adapte a las necesidades de la compañía.
Otras opciones de conexión con un ERP
Las API´s no son la única manera de conectar varios entornos, aunque sí la más integral y transparente. Otra forma, por ejemplo, podría ser el intercambio de ficheros planos o ficheros Excel: se podría realizar mediante un software intermedio depositando estos ficheros en un FTP o carpetas compartidas para que el ERP importe estos ficheros, o viceversa, de manera manual o desatendida.
La parte negativa de esta opción es que los márgenes de error y la velocidad de los procesos empeora considerablemente, por ello esta forma de realizar la conexión entre entornos es obsoleta y tiende a desaparecer.
Un ERP con una API, permite adoptar, de manera sólida y estable, un entorno único para maximizar la eficiencia de los flujos de la compañía y, sobre todo, lo más importante, poder explotar la gran cantidad de datos que maneja una empresa y que se centralizará en un único punto, el ERP.
Ignacio Falcón Delgado
Specialist Consultant - ERP
