La digitalización de la pyme en 5 pasos

jueves, 20 abril 2023 | Blog gestión empresarial
digitalización pyme

Cuando hablamos de digitalizar un negocio hacemos referencia al proceso a través del cual, una empresa utiliza herramientas, tecnología y fuentes digitales para brindar un mayor valor a los clientes, nuevas experiencias, soluciones y modelos de negocio, incrementando así la productividad y los resultados de esta.

En plena era digital, las tecnologías y la automatización se están convirtiendo en algo fundamental tanto para el día a día de las personas como de las empresas.

Según datos de la última encuesta sobre uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) y del comercio electrónico, publicada por el Instituto Nacional de Estadística (INE), 9 de cada 10 empresas tienen alguna medida de seguridad TIC implementada y 8 de cada 10 usan tecnologías de acceso remoto para su personal. Además, el 31,6% de las empresas ya realiza ventas por comercio electrónico como herramienta indispensable en su crecimiento económico. Esto evidencia que dar el salto a lo digital es indispensable para cualquier empresa si quiere sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo.

En este artículo, exploraremos cómo digitalizar tu pyme en cinco pasos prácticos, proporcionando soluciones tecnológicas que impulsarán tu negocio hacia el futuro.

PASO 1: Evaluación de la Infraestructura Tecnológica Actual

Antes de embarcarte en el viaje de la digitalización, es crucial realizar una evaluación exhaustiva de la infraestructura tecnológica actual de tu pyme. Identifica los puntos fuertes y débiles, y determina las áreas que necesitan mejoras. Analiza los procesos internos y externos que podrían beneficiarse de la digitalización de la pyme y prioriza según el impacto en la eficiencia operativa.

Aquí te dejamos un esquema que puedes seguir para llevar a cabo una evaluación exhaustiva:

  1. Identificación de Activos Tecnológicos:
    • Enumera todos los dispositivos y sistemas tecnológicos utilizados en tu pyme, desde computadoras y servidores hasta software y dispositivos móviles.
    • Clasifica los activos en función de su importancia y relevancia para las operaciones diarias.

2. Análisis de Rendimiento:

    • Evalúa el rendimiento de cada activo tecnológico. ¿Cumplen con las demandas operativas? ¿Experimentas tiempos de inactividad o lentitud?
    • Utiliza herramientas de monitoreo para recopilar datos sobre el rendimiento de los sistemas.

3. Seguridad de la Información:

    • Revisa las medidas de seguridad existentes, incluyendo firewalls, antivirus y políticas de acceso.
    • Identifica posibles vulnerabilidades y áreas donde se puede mejorar la seguridad de la información.

4. Integración de Sistemas:

5. Evaluación de Software y Aplicaciones:

    • Crea una lista todas las aplicaciones y software utilizados en la pyme.
    • Determina si existen redundancias o si algunas aplicaciones podrían ser actualizadas para mejorar la eficiencia.

6. Capacidades de Escalabilidad:

    • Considera la capacidad de la infraestructura para escalar y adaptarse al crecimiento futuro.
    • Evalúa si los sistemas actuales pueden manejar un aumento en la carga de trabajo y en las demandas de datos.

Al realizar esta evaluación detallada, estarás mejor equipado para identificar las áreas que requieren mejoras y determinar qué tecnologías son más cruciales para tu estrategia de digitalización.

PASO 2: Selección de Tecnologías Adaptadas a tu Pyme

El mercado ofrece una amplia variedad de tecnologías diseñadas específicamente para pymes. Desde sistemas de gestión empresarial hasta herramientas de automatización de tareas, es esencial elegir soluciones que se alineen con los objetivos y recursos de tu empresa.

Para ilustrar, algunas aplicaciones útiles para la digitalización de la pyme incluyen:

  • Software de Gestión Empresarial (ERP): Integra diversas funciones, como contabilidad, inventario y recursos humanos, en una plataforma centralizada, mejorando la eficiencia operativa. Si quieres conocer cómo elegir un software ERP, haz clic aquí. 

  • Herramientas de Colaboración en Línea: Facilitan la comunicación y colaboración remota entre equipos, esenciales en entornos empresariales modernos.

  • Customer Relationship Manager (CRM): es un software empresarial que gestiona interacciones con clientes. Almacena y organiza información clave, optimizando la relación empresa-cliente. Facilita la automatización de ventas, marketing y servicio al cliente, mejorando la eficiencia operativa. Al centralizar datos, proporciona una visión integral de las interacciones pasadas y actuales, permitiendo personalizar la comunicación y tomar decisiones informadas.

  • Terminal Punto de Venta (TPV): es un sistema electrónico que facilita transacciones comerciales al procesar pagos, gestionar inventario y realizar funciones de ventas en tiempo real. En otro artículo de nuestro blog explicamos qué es un TPV y por qué es clave en el proceso de venta

  • Sistema de gestión laboral online: permite a las empresas gestionar aspectos relacionados con el personal, como la nómina y funciones de Recursos Humanos, a través de plataformas basadas en la nube, lo que brinda acceso remoto y colaboración en tiempo real entre la empresa y sus empleados. 

Considera las tecnologías de vanguardia que pueden mejorar la eficiencia y reducir los costos operativos en función de las necesidades específicas de tu pyme.

PASO 3: Implementación Gradual y Capacitación del Personal

La transición hacia la digitalización debe realizarse de manera gradual para minimizar interrupciones en las operaciones. Proporciona capacitación adecuada a tu equipo para garantizar una adopción exitosa de las nuevas tecnologías. La resistencia al cambio es común, pero una capacitación efectiva puede reducir las barreras y fomentar la colaboración en el uso de las herramientas digitales.

Además de la capacitación inicial, establece un programa continuo de aprendizaje y actualización para mantener a tu equipo informado sobre las últimas tendencias en tecnologías para pymes.

PASO 4: Automatización de Tareas Repetitivas

La automatización de tareas repetitivas puede liberar tiempo valioso para tu equipo y mejorar la precisión en las operaciones diarias. Explora soluciones que permitan la automatización de procesos, como la gestión de inventario, facturación y servicio al cliente. Esto no solo aumentará la eficiencia, sino que también reducirá la probabilidad de errores humanos.

Considera la implementación de herramientas que integren la automatización de tareas con análisis de datos en tiempo real. Esto proporcionará información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

Paso 5: Monitoreo y Adaptación Continua

La digitalización no es un proceso estático; requiere monitoreo constante y adaptación a medida que evolucionan las tecnologías y cambian las necesidades comerciales. Implementa sistemas de monitoreo para evaluar el rendimiento de las nuevas tecnologías y realiza ajustes según sea necesario. Mantente actualizado sobre las tendencias tecnológicas relevantes para tu industria.

Es crucial destacar que en este camino hacia la digitalización, contar con un socio tecnológico sólido se convierte en una pieza fundamental. Un socio tecnológico experimentado no solo proporciona las herramientas necesarias, sino que también guía estratégicamente a la pyme, asegurando una implementación efectiva y un aprovechamiento óptimo de las tecnologías seleccionadas.

En este contexto, Link Soluciones se posiciona como tu socio tecnológico de confianza. Con nuestra experiencia y compromiso, estamos listos para asesorarte y acompañarte en cada etapa de la digitalización de tu pyme.

La digitalización de tu pyme no solo es alcanzable, sino que también es esencial para el crecimiento sostenible en el mundo empresarial actual. En Link Soluciones, estamos comprometidos a asesorarte en cada paso del proceso. Consulta cómo nuestras soluciones tecnológicas pueden personalizarse para impulsar la transformación digital de tu pyme. ¡Haz clic aquí para obtener más información y llevar tu negocio al siguiente nivel!

Ana Mª Quintana

Key Account – ERP Segment

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